5 Things to Ask to Wedding Organizer

By Valeska on under How To

Beberapa waktu yang lalu, tim The Bride Dept pernah mengulas perlu atau tidaknya menyewa jasa wedding planner (WP) atau wedding organizer (WO) untuk persiapan acara pernikahan. Setelah membaca artikel tersebut, pasti ada sebagian brides-to-be yang memilih untuk menyewa jasa WO demi mempermudah persiapan acara pernikahan, kan? Nah, tahapan selanjutnya tentu tidak mudah, yaitu mencari dan memilih WO yang cocok dengan kebutuhan. Melalui artikel ini, saya akan memberikan beberapa panduan mengenai 5 things to ask to wedding organizer! Ya, 5 hal inilah yang perlu ditanyakan kepada WO untuk mempermudah pencarian WO yang tepat dan dapat membantu kamu mempersiapkan acara pernikahan.

Jam terbang

Mengetahui jam terbang suatu WO itu penting, karena jam terbang menunjukkan kualitas performa WO itu sendiri. Saya pribadi percaya bahwa jam terbang tidak pernah bohong. Jika jam terbangnya tinggi, berarti kualitas performanya juga baik, sehingga kliennya terus bertambah dan semakin bertambah. Untuk mengetahui jam terbang suatu WO, kamu bisa membuka topik dengan menanyakan tahun berdirinya WO tersebut atau menanyakan sudah berapa lama mereka mulai menangani acara pernikahan. Kadang, beberapa WO berawal dari sekedar membantu teman, lho, dan bisa jadi para anggota tim WO tersebut sudah terbiasa menangani acara pernikahan jauh sebelum mereka resmi mendirikan WO tersebut. Selain itu, kamu juga bisa menanyakan jumlah acara pernikahan yang telah ditangani, baik sejak berdirinya WO tersebut ataupun dalam batasan waktu tertentu (misalnya jumlah acara pernikahan yang ditangani per bulan atau per tahun). Sebagai gambaran, salah satu WO berbasis di Jakarta yang pernah saya temui telah menangani kurang lebih 150 pernikahan sejak pendiriannya pada tahun 2005. Saya sudah melihat kinerja mereka dalam pernikahan anak salah satu orang kementerian yang mengundang ribuan orang dan kinerja mereka patut diacungi jempol.

Tipe wedding yang biasa ditangani

Keanekaragaman budaya yang Indonesia miliki bersumber pada adat istiadat tiap-tiap daerah yang berbeda. Memang tidak sedikit yang memiliki kesamaan, namun tidak sedikit juga yang berbeda. Pernikahan merupakan sesuatu yang sakral, sehingga tata cara pernikahan dengan menggunakan adat suatu daerah juga memerlukan pemahaman yang mumpuni. Kamu harus memahami bahwa tidak semua WO familiar dengan semua tata cara pernikahan adat yang ada di Indonesia. Maka dari itu, kamu harus memastikan bahwa WO yang kamu pilih memahami adat pernikahan yang kamu pakai. Misalnya kamu menikah dengan menggunakan adat Jawa, maka WO yang kamu pilih harus memahami alur upacara Panggih, mulai dari penyerahan pisang sanggan hingga sungkeman. Dengan demikian, acara pernikahanmu akan berjalan lancar tanpa adanya hambatan yang disebabkan oleh kurangnya pemahaman WO akan makna dan alur upacara Panggih yang dapat berdampak ke acara itu sendiri.

Jangka waktu kerja WO

Jika dirata-rata, WO mulai efektif bekerja sekitar 3 bulan sebelum pernikahan, namun tidak sedikit juga yang mulai efektif bekerja hanya 1 bulan sebelum pernikahan. Kamu harus memastikan jangka waktu kerja WO yang kamu pilih, karena semakin singkat jangka waktu kerja WO, berarti kamu harus lebih lama menangani dokumentasi kontrak dengan para vendor dan urusan-urusan lainnya. Diskusikan dengan pasanganmu dan keluarga, apakah kalian bisa mengurus semuanya sendiri hingga 1 bulan sebelum pernikahan? Perlu kamu pahami juga bahwa beberapa WO mematok harga yang berbeda untuk jangka waktu kerja yang berbeda. WO yang bekerja 3 bulan sebelum pernikahan tentunya akan mengenakan biaya yang lebih tinggi daripada WO yang bekerja hanya 1 bulan sebelum pernikahan.

Jumlah tenaga kerja yang turun

Jumlah tenaga kerja yang turun pada saat hari H juga dapat mempengaruhi biaya jasa WO, lho. Untuk hal ini, kamu perlu mendiskusikan acara pernikahanmu secara mendetail dengan WO pilihanmu agar kalian dapat mencapai kesepakatan mengenai jumlah tenaga kerja yang turun dan alokasi tenaga kerja tersebut. Salah satu faktor yang menentukan jumlah tenaga kerja yang turun adalah skala upacara pernikahanmu. Apabila upacara pernikahanmu dilangsungkan di hotel besar dengan tamu undangan sejumlah 2000 orang dan sebagian besarnya merupakan tamu VIP, 5 orang saja tentu tidak akan cukup. Akan tetapi, apabila upacara pernikahanmu memiliki konsep yang private dan intimate dengan jumlah tamu undangan tidak lebih dari 300 orang, 5 orang tentunya dapat diberdayakan dengan efektif.

Customized fee

Setiap bertemu dengan WO, saya selalu bertanya apakah memungkinkan jika saya mendapatkan quotation yang dibuat berdasarkan kebutuhan dan skala acara pernikahan saya. Memang sebagian besar WO telah menetapkan price list, namun jika kamu memiliki beberapa specialized request untuk kelangsungan acara pernikahanmu, tidak ada salahnya kok untuk bertanya terlebih dahulu mengenai customized fee. Salah satu alasan saya meminta customized fee dikarenakan pernikahan saya yang tidak memiliki tamu VIP sama sekali, berbeda dengan pernikahan kebanyakan orang. Salah satu founder WO kenamaan di Jakarta pernah menjelaskan kepada saya bahwa keberadaan tamu VIP itu cukup signifikan, terutama terkait jumlah tenaga kerja yang akan turun pada hari H dan biaya jasa WO itu sendiri, karena tamu VIP itu harus didampingi secara personal mulai dari kedatangannya hingga kepergiannya. Nah, dengan tidak adanya tamu VIP sama sekali, berarti beban WO menjadi lebih ringan dan begitu jugai biaya jasanya hehehe.

Demikian 5 things to ask to wedding organizer yang dapat membantu kamu memilih WO yang sesuai dengan kebutuhan kamu. Selain itu, ingatlah bahwa kamu juga perlu mengkomunikasikan dengan baik mengenai detail acara pernikahanmu, apalagi jika kamu memiliki specialized request atau atensi terhadap detail-detail tertentu. WO tentunya akan siap membantu kamu. Kalau menurut kamu ada hal-hal lain yang perlu ditanyakan kepada WO, tambahkan di comment section di bawah ini ya!

×