Hal yang Harus Diperhatikan Ketika Mengundang Tamu VIP dan VVIP

By arinda.p on under How To

Apakah kamu akan mengundang tamu VIP dan VVIP pada pernikahan kamu? Biasanya tamu VIP dan VVIP ini adalah orang yang kamu dan keluarga anggap penting. Misalkan seperti bos dari orang tua atau calon besan mu, atau pun kenalan yang termasuk golongan pejabat! Memang sih tidak semua pernikahan akan mengundang tamu VIP dan VVIP. Tapi kalau kamu dan keluarga mengundang tamu VIP dan VVIP tentu ada beberapa hal yang harus kamu persiapkan!  Nah, hari ini saya mencoba untuk membantu kamu dengan memberikan list 7 hal yang harus diperhatikan ketika mengundang tamu VIP dan VVIP.

Undangan

Jika kamu mengundang tamu VIP atau VVIP, ada baiknya jika kamu memberitahukan hal tersebut di undangan supaya mereka mengetahuinya. Terlebih lagi jika memang ada parkiran khusus untuk tamu VIP dan VVIP, kamu bisa memasukkan tanda parkiran khusus tersebut didalam undangan mu.

Wedding Organizer

Pastikan kamu memberitahu WO mu siapa saja tamu VIP dan VVIP mu beberapa minggu sebelum event terlaksana. Hal ini dimaksudkan supaya mereka bisa memastikan jumlah kru yang turun pada hari itu untuk mengawasi lancarnya proses kedatangan tamu VIP dan VVIP pada hari pernikahanmu. Selain itu, hal ini juga berguna supaya mereka bisa mulai menghafal muka tiap tamu VIP dan VVIP sehingga jika ada tamu VIP dan VVIP yang ternyata masuk ke dalam antrian tamu biasa, pihak WO bisa membantu untuk mengarahkan tamu VIP dan VVIP ke antrian khusus mereka.

Dekorasi

Jika kamu mengundang tamu VIP dan VVIP, biasanya mereka memiliki jalur antrian yang berbeda dibandingkan jalur antrian tamu yang lain. Maka dari itu, karpet antrian pun harus disediakan untuk para tamu VIP dan VVIP ini. Oleh karena itu, kamu harus menginfokan pihak dekorasi supaya mereka menyediakan karpet tersebut. Selain itu, biasanya tamu VIP dan VVIP memiliki ruangan makan sendiri yang terpisah. Jadi pastikan kamu meminta pihak dekorasi untuk menyiapkan ruangan ini. Biasanya di ruangan makan ini juga para tamu VIP dan VVIP akan disediakan meja sehingga berbeda dengan tamu lainnya yang biasanya akan makan berdiri.

MC

MC pun perlu kamu beritahu untuk list tamu VIP dan VVIP yang kamu undang. Tujuannya tentu saja agar si MC bisa mengumumkan nama tamu VIP dan VVIP tersebut ketika mereka datang. Untuk hal ini, pastikan WO mu bekerja sama dengan MC supaya penyebutan nama tidak salah ya!

Among Tamu

Kamu juga harus menyiapkan among tamu khusus untuk menyambut para tamu VIP dan VVIP ini lho! Biasanya akan ada 2 jenis among tamu untuk tamu VIP dan VVIP ini. Yang pertama adalah among tamu yang berdiri di depan ruangan ballroom untuk menyambut para tamu VIP dan VVIP dan yang kedua adalah among tamu yang berdiri didepan ruang makan VIP dan VVIP. Jangan sampai melupakan hal ini lho karena biasanya para tamu VIP dan VVIP ini suka merasa malu jika mereka harus berjalan di karpet tempat alur salaman tamu VIP dan VVIP ataupun ruangan makan khusus mereka tersebut sehingga harus ditemani oleh among tamu yang akan mempersilakan mereka.

Catering

Catering ini tentu saja perlu kamu infokan agar mereka juga menaruh mini buffet dan beberapa pondokan didalam ruangan VIP dan VVIP. Dalam beberapa pernikahan yang saya pernah hadiri, ada yang memberikan menu khusus seperti hidangan lobster atau lainnya untuk tamu VIP dan VVIP nya. Tapi menurut saya, sebenarnya tidak perlu kok sampai segitunya. Disamakan saja menu nya dengan menu yang lain pun sudah cukup.

Keamanan

Nah, kalau ini biasanya hanya dibutuhkan jika kamu mengundang tamu VVIP sekelas menteri ataupun wakil presiden dan presiden. Biasanya kalau kamu mengundang tamu VVIP sekelas mereka, WO mu harus mengadakan technical meeting terpisah dengan protokoler mereka untuk menjelaskan alur prosedur kedatangan dan keamanan para tamu VVIP ini. Saran dari saya, jika memang kamu mengundang tamu sekelas ini, gunakanlah WO yang sudah memiliki track record dalam mengadakan pernikahan dengan tamu sekelas menteri ke atas.

Nah, kira-kira itulah 7 hal yang harus diperhatikan ketika mengundang tamu VIP dan VVIP. Ada lagikah hal lain yang menurut kamu harus dimasukkan? Atau mungkin kamu ada pertanyaan mengenai hal ini? Feel free to comment ya!

×