Tips Menyelenggarakan Technical Meeting yang Efektif

By alandakariza on under How To

Sama seperti meeting lainnya, ada banyak hal yang bisa membuat technical meeting berjalan tidak efektif — lebih lama berjam-jam dibanding waktu yang direncanakan, terlalu banyak pihak yang berbicara dan mengubah rundown, dan lain-lain.

Berikut beberapa tips untuk menyelenggarakan technical meeting yang efektif:

  1. Selenggarakan rapat final dengan panitia/wedding organizer (tanpa mengundang vendor) sebelum menyelenggarakan technical meeting. Finalisasi semua rencana yang ada, termasuk Pastikan semua panitia memiliki pengertian yang sama terhadap jalannya acara.
  2. Pastikan semua pihak bisa hadir tepat waktu. Kadang, yang membuat rapat berjalan tidak efektif adalah karena ada pihak yang datang terlambat atau pulang duluan sebelum rapatnya selesai.
  3. Susun agenda rapat. Misalnya, membahas rundown dan tugas masing-masing pihak, lalu tur di venue untuk melihat ruangan-ruangan yang hendak digunakan.
  4. Siapkan konsumsi (snack box atau makan siang). Coba tanya kepada vendor catering apakah ia akan menyediakan hal ini, karena kadang-kadang vendor catering juga ingin membawakan makanan ke technical meeting.
  5. Selenggarakan dua macam “technical meeting”: satu antara panitia/wedding organizer dengan vendor, satu lagi untuk keluarga besar. Untuk meeting yang pertama, tidak perlu mengajak seluruh keluarga. Ajak saja 2 perwakilan keluarga yang akan menjadi “penyambung” antara panitia dengan keluarga besar. Kadang, keberadaan keluarga besar yang perannya tidak terlalu banyak dalam jalannya acara secara teknis suka menimbulkan stres atau berbagai macam perubahan terhadap jalannya acara, padahal technical meeting biasanya diselenggarakan 1-2 minggu sebelum Hari H.
  6. Pilih pemimpin technical meeting. Baiknya, pemimpinnya adalah orang yang akan memimpin jalannya acara pernikahanmu, misalnya ketua Panitia atau team leader dari wedding organizer. Biarkan mereka memimpin jalannya rapat karena di Hari H nanti kamu pun tidak akan memimpin jalannya acara. Dengan begitu, kamu bisa melihat apakah mereka bisa sepenuhnya mengerti rencana pernikahan yang kamu inginkan.

 

Sekian beberapa tips untuk menyelenggarakan technical meeting yang efektif. Bagaimana pengalamanmu dalam menyelenggarakan technical meeting?